1、要提供清潔合格的簽章文件，避免用不清潔或破損的文件，避免使用過期的原產地證，出具的CI要正規，CI紙太薄的要粘貼一張白紙。

　　2、簽章文件須有公司章和貿促會簽章章(及簽名)，避免印章漏蓋、反蓋或多蓋以及印章不清，文件附頁應粘連在正頁上．并在交接處加蓋貿促會騎縫章。

　　3、由商檢局出具的文件上不能再加蓋貿促會簽章章，否則將視為無效。

　　4、要詳填"代辦申請領館簽章申請表"、中各欄目(有固定格式，與我索取)，尤其是"申請單位、地址、郵編、TE、傳真及經辦人"、"使用國別"、"送往國別"、"送往領館"及"文件名稱、份數及編號"也需填寫清楚。文件份數控頁計算，如需簽章產地證一正二付，應寫3份。"返回時間"可署具體日期或"盡快"字樣。一個單位申請送辦二個以上領館，每個領館寫一張申請表。

　　5、產地證中第l欄與1欄的公司名稱必須相符，CI上公司名稱與所蓋公司也需相符。

　　6、產地證中第6-10欄的內容如有錯不能更改、只能重新制單。

　　7、CI的單價、數量與總金額的計算不能有錯。

　　8、產地證簽發日期不能早于CI日期。

涉外商業類、涉外民事類各國領館簽章

涉外商業類：產地證，商業Invioceioce、裝箱單、代理協議、授權書、價格單、委托信、合同、報關單、營業執照、商檢局出具的(衛生許*可*證證明/裝運前檢驗證/書/健康證/分析證等)、檢測公司出具的SGS、CE、ISO檢測報告，自由銷售證/書等等各類商業文件送各國領館簽章。

涉外民事類：學歷公證/書、未婚公證/書、出生公證/書、未刑公證/書、成績單等各類留學文件、各類出國文件送各國領館簽章。

領館簽章具有以下幾個方面的作用：

　　 （1）通過領館簽章證明出口商所提交的單據文件上的印章及簽字真實，從而向境外機構起一種證明和介紹作用，不致因進口國有關機構懷疑單據文件的真實性而影響該單據文件在境外的使用效力。

　　 （2）通過領館簽章，可以使被簽章的單據文件在中華人民共和國境外發生法律效力，并被進口國有關機構（如貿易主管部門、、銀行等）所承認和接受，確保出口貿易各項程序（如報盤、申請進口許可、出口結匯）的順利進行。

　　 但是，由于領館簽章并沒有確認和證實單據文件上記載的內容是否真實，所以進口國相關機構仍然可以對單據文件的內容進行審查，以確認能否被進口國所接受。如果經進口國審核，單據文件內容不真實，盡管該單據文件經過領館簽章，仍可能被拒絕接受。

　　 （3）通過領館簽章可以使進口國的駐華領館對我國與其貿易進行統計和審查，特別是就進口國實行特殊貿易政策的貨物實施審查并加以控制（如禁止或進口、反傾銷等）。而且通過領館簽章可以防止商人的詐、弄虛作假和逃稅行為。

　　 （4）由于領館簽章費用較高，因而從某種意義上說，是一種非關稅性貿易壁壘，也可以達到變相進口的目的。同時，通過領館簽章收取簽章費用，也可以增加領館的收入。

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