不同的國家對辦-理使館認證的文種也有不同的要求，如向利比亞、科威特兩國申請使館認證時須附阿拉伯文的有關單據，向委內瑞拉、哥倫比亞、烏拉圭、玻利維亞申請使館認證時則必須附西班牙文譯文等。

土耳其、泰國、菲律賓需認證一式兩份；且有時使館公布的認證時間不穩定多預留時間，以免產生其它不必要的費用，如：滯港費用等等。

在香港使館認證一般是3個工作日，加上郵寄休假的時間，所以一般是7天。北京使館認證的一般是在7-30個工作日，視國家而定，委內瑞拉，利比亞，巴西，卡塔爾等國的時間較長，但一般都是三周左右。

使館認證具有以下幾個方面的作用：

　　 （1）通過使館認證證明出口商所提交的單據文件上的印章及簽字真實，從而向境外機構起一種證明和介紹作用，不致因進口國有關機構懷疑單據文件的真實性而影響該單據文件在境外的使用效力。

　　 （2）通過使館認證，可以使被認證的單據文件在中華人民共和國境外發生法律效力，并被進口國有關機構（如貿易主管部門、、銀行等）所承認和接受，確保出口貿易各項程序（如報盤、申請進口許可、出口結匯）的順利進行。

　　 但是，由于使館認證并沒有確認和證實單據文件上記載的內容是否真實，所以進口國相關機構仍然可以對單據文件的內容進行審查，以確認能否被進口國所接受。如果經進口國審核，單據文件內容不真實，盡管該單據文件經過使館認證，仍可能被拒絕接受。

　　 （3）通過使館認證可以使進口國的駐華使館對我國與其貿易進行統計和審查，特別是就進口國實行特殊貿易政策的貨物實施審查并加以控制（如禁止或進口、反傾銷等）。而且通過使館認證可以防止商人的詐、弄虛作假和逃稅行為。

　　 （4）由于使館認證費用較高，因而從某種意義上說，是一種非關稅性貿易壁壘，也可以達到變相進口的目的。同時，通過使館認證收取認證費用，也可以增加使館的收入。